fbpx

Jak uspořádat volební členskou schůzi v době Covidové?

Mnoho klubů řeší problém, že jejich statutární orgán spolku ztratí mandát. To je samozřejmě velký problém, protože v takovém případě není nikdo oprávněn za spolek jednat. Přinášíme praktický návod, jak členskou schůzí posunout na dobu, kdy (snad) půjde uspořádat. A na konci článku si můžete stáhnout i vzory dokumentů. 

 

Jak celý problém vznikne?

Orgány spolku se volí na určité časové období dané stanovami – například na 4 roky. To běží ode dne, kdy vzniklo usnesení o volbě, obvykle na volební členské schůzi. A schůze se konají obvykle v zimě, ideálně v předjaří. Mandát orgánů tedy s jistotou zanikne po skončení tohoto období. Tím pro spolek vznikne velmi složitá situace, protože nebude mít statutárního zástupce, který bude za spolek oprávněn jednat. Celá situace může dojít až do stavu jmenování opatrovníka právnické osobě, který uspořádá členskou schůzi (až to půjde) a v případě neuspokojivého řešení situace může soud nařídit i likvidaci spolku. A tomu se chce každý vyhnout. 

 

Jak situaci elegantně vyřešit

Nejjednodušší varianta jak se nepříjemnostem vyhnout je prodloužit mandát stávajícím orgánům. Tento akt je běžně možné provést na valné, hromadě, která se ale nemůže konat. Na to pamatuje novelizovaný Lex Covid – Zákon 191/2020 v novelizované 3. verzi:

HLAVA IV

ZVLÁŠTNÍ OPATŘENÍ VE VZTAHU K PRÁVNICKÝM OSOBÁM

§ 18

(1) Práva a povinnosti podle § 20 až 22 vznikají jen v době trvání mimořádného opatření při epidemii, v jehož důsledku je znemožněno nebo podstatně znesnadněno konání zasedání orgánu právnické osoby, nejdéle však do 31. prosince 2020, není-li dále stanoveno jinak.

(2) Ustanovení § 19 se použije do 30. června 2021 bez ohledu na trvání mimořádného opatření při epidemii.

§ 19

Zvláštní opatření ve vztahu k rozhodování orgánů právnických osob

(1) Orgán právnické osoby může rozhodovat mimo zasedání v písemné formě nebo s využitím technických prostředků i tehdy, nepřipouští-li to zakladatelské právní jednání. Další podmínky rozhodování mimo zasedání orgánu v písemné formě nebo rozhodování orgánu s využitím technických prostředků stanovené zákonem, popřípadě zakladatelským právním jednáním, nejsou dotčeny.

(2) Nestanoví-li zákon nebo zakladatelské právní jednání podmínky rozhodování podle odstavce 1, určí je v případě nejvyššího orgánu statutární orgán, v případě jiného orgánu tento orgán. Tyto podmínky musí být členům orgánu oznámeny v dostatečném předstihu před rozhodováním.

(3) Ustanovení § 652 odst. 2 zákona o obchodních korporacích se nepoužije. Na rozhodování delegátů per rollam se použijí § 652 odst. 1 a § 653 až 655 obdobně.

Spolek podle tohoto zákona může realizovat rozhodování mimo zasedání i v případě, že tuto možnost nemá zmíněnu ve stanovách.

Je tedy možno bez problémů prodloužit mandát stávajícím orgánům nebo schválit výši členských příspěvků – zkrátka to, co stanovy spolku vyžadují. Každou věc je třeba odhlasovat zvlášť v samostatném bodě. V první řadě musí tedy rada aeroklubu o této formě hlasování rozhodnout. Pak je třeba připravit návrh usnesení s jednotlivými body a samozřejmě pravidla a termíny, jak hlasovat a jak se bude hlasování vyhodnocovat. V případě tohoto rozhodování se nevyžaduje ověřený podpis hlasujících členů, protože se návrh netýká změny stanov ani volby orgánů. Stačí tedy návrh usnesení rozeslat všem členům spolku, kteří jsou oprávněni hlasovat například mailem v pdf a čekat na odpovědi poštou. V “hlasovacím lístku” se neprovádějí žádné změny, pouze se vyplní patřičné kolonky, zaškrtne volba jak je o jednotlivých bodech hlasováno.

Důležité je také časové rozložení celé hlasovací akce. V první řadě je třeba určit termín rozhodování členské schůze “per rollam”. Ten by měl být ideálně ještě v době platného mandátu orgánu, který schůzi svolává. Návrh usnesení s podmínkami hlasování by měl být členů rozeslán minimálně 15 dní před tímto datem. Vlastní hlasování začíná termínem rozhodování členské schůze a z technických důvodů (pošta není nejrychlejší) musí nějaký čas trvat – obvykle 7 dní. K tomuto termínu hlasování končí a došlé hlasy jsou sečteny. Pro výpočet platnosti volby se uvažuje počet všech hlasů členů s volebním právem. Pokud někdo nehlasuje, jeho hlas se počítá jako by byl proti návrhu usnesení ve všech bodech. Je tedy třeba členům důsledně vysvětlit, že “na každém hlasu záleží”.

Po sečtení hlasů je třeba vytvořit usnesení, kde budou všechny náležitosti hlasování dobře popsány podle návrhu usnesení (je to prakticky stejné jako hlasovací lístek). S tím vším je třeba navštívit notáře, který provede validaci těchto listin a hlavně usnesení přímo zanese do Sbírky listin. Spolky jsou osvobozeny od poplatků za tento zápis, budete platit jen za ověření podpisů. Vzhledem k mimořádným opatřením je třeba si situaci u konkrétního notáře proklepnout a termín si domluvit předem. Mějte na paměti, že se jedná o zasedání právnické osoby které nesnese odkladu. Musíte to tedy provést i kdyby byl zákaz vycházení. Po schválení usnesení a zápisu do rejstříku je třeba členy o průběhu a výsledku volby informovat – ideálně naskenovat a rozeslat Usnesení.

 

Je třeba provést změnu v orgánech spolku?

Může se stát, že některý člen voleného orgánu nebude chtít dále pokračovat. V tomto případě je možné člena voleného orgánu přímo jmenovat (kooptovat) radou spolku, aby byl počet členů tohoto orgánu v souladu se stanovami. To je možno provést i v případě, že to stanovy nepřipouští (Lex Covid). Podmínkou je, aby byla vyměněna méně než polovina členů. Rada bude v novém složení pracovat do doby, než bude řádně zvolena členskou schůzí nová. Tento akt je možno provést kdykoliv, a proto bych doporučoval se soustředit na prodloužení mandátu. Následně po dohodě s “odpadlíky” provést výměnu nebo doplnění členů. 

Lex Covid – Zákon 191/2020 to upřesňuje takto:

§ 20

Zvláštní opatření ve vztahu ke členům voleného orgánu právnických osob

(3) Pokud neklesne počet členů voleného orgánu právnické osoby pod polovinu, může orgán jmenovat náhradní členy do příštího zasedání orgánu, který je oprávněný členy zvolit nebo jmenovat, i tehdy, nepřipouští-li to zakladatelské právní jednání. K přijetí rozhodnutí je třeba souhlasu všech stávajících členů orgánu, neurčuje-li zakladatelské právní jednání jinak.

V § 18 Odst. 1 je sice platnost § 20 omezena do 31. 12 2020, ale řeší případ, kdy je možnost kooptovat člena orgánů ve stanovách spolku upravena (třeba znemožněna). Pokud není, je na vzniklou situaci možno vztáhnout právní úpravu obsaženou v ust. § 246 odst. 2 NOZ.  Účelem uvedené úpravy je především zabezpečit kontinuitu rozhodovací činnosti voleného orgánu, zejména, aby nedošlo při snížení počtu jeho členů k ochromení tohoto orgánu a nemožnosti plnění jeho funkce. Kooptace náhradních členů představuje dočasné řešení, které je omezeno nejbližším možným zasedáním orgánu oprávněného k řádné volbě členů daného orgánu.

A kdo dočetl až sem, může si stáhnout vzory návrhu usnesení – hlasovací lístek a potom návazné usnesení. Stačí doplnit jména, data, IČ, spočítat členy s volebním právem, rozhodnout radou a pustit se do rozesílání.

Hodně štěstí v nejisté době a ať jsou vám dokumenty k užitku! Ještě na závěr malá poznámka. Dobrým vysvětlením smyslu tohoto opatření členům vašeho spolku se vyhnete nepatřičnému “hlasování o důvěře” s výsledkem, který nelze předjímat. Také by se mohlo stát, že nebude mandát orgánů prodloužen a i přes veškeré úsilí o mandát přijdete. Dostanete se tak do stavu, kterému jste se původně chtěli vyhnout.