fbpx

Evidence členské základny v roce 2021

Málokdo z odpovědných zástupců aeroklubů si nevšiml, že evidence členské základny na původní adrese evidence.aecr.cz nefunguje. Vzhledem k tomu, že povinnost evidovat členskou základnu vyplývá ze stanov spolku a statistické údaje jsou nutné pro práci s Národní sportovní agenturou, musí Výkonný výbor přijmout opatření k ovládnutí této agendy. Dobrou zprávou je, že Výkonný výbor vzhledem k situaci s evidencí a Covidem-19 rozhodl o měsíčním odkladu odevzdání evidenčních údajů o členech a samozřejmě v návaznosti na to i o měsíčním odkladu termínu plateb členských poplatků.

 

Na co přesně potřebuje Aeroklub České republiky podrobně evidovat členskou základnu?

Podrobnou evidenci členské základny zpracovává AeČR v souladu se stanovami spolku. Data využívá pro dva základní účely –  pro svoji činnost a chod spolku, a dále pro účely dané Zákonem o podpoře sportu 115/2001 Sb., tedy zprostředkovaně pro Národní sportovní agenturu (NSA). Tomu odpovídá rozsah a požadované údaje, které po členských organizacích požadujeme o sportovcích vyplnit. 

Pro AeČR jsou důležité údaje o členství v leteckých odbornostech, aktivita a věk, protože od toho se odvíjí výše členských poplatků a například také počet hlasů na Valné hromadě. Členové AeČR různé výhody plynoucí z členství ve spolku čerpat mohou, některé prostřednictvím služeb zajišťovaných odbornými sportovními komisemi a účastí spolku v mezinárodních organizacích také čerpají, aniž by o tom měli povědomí. Všechny tyto údaje pak AeČR předkládá národní sportovní agentuře, protože na mnoho položek z organizace sportu plynou přímo finanční prostředky ze státního rozpočtu. Evidence členů tedy není rozmar funkcionářů, ale věc nutná jak z pohledu NOZ pro chod spolku, tak z pohledu Zákona o podpoře sportu.

 

Vypnutí evidence členské základny

Po volbách v říjnu 2020 ukončil v Aeroklubu České republiky z.s. činnost Vladimír Machula. V e-mailu z 16. 10. 2020 oznámil:

Web a mailserver běží na mém serveru a nehodlám k němu nikomu dávat přístup. Na flešce jsem ti dnes předal databázi a SW pro evidenci členů a na následujícím odkazu je ke stažení záloha webu a databáze k webovým stránkám. Provoz webu, evidence a mailserveru vypnu zítra v 1600.

Tak se také stalo. U INTERNET CZ, a. s., provozovatele služby Forpsi, bylo zjištěno, že výše uvedené služby běží v soukromém prostoru Vladimíra Machuly (cloud je pronajatý na Vladimíra Machulu jako fyzickou osobu). Vypnutí služeb je tedy zcela v rukách nájemce prostoru, který, pokud nechce podobné služby ve svém prostoru dál provozovat a strpět, rozhodně tak činit nemusí a Aeroklub České republiky z.s. nemá nástroje, kterými by mohl do vztahu dvou cizích firem vstoupit. Tímto krokem přišel Aeroklub nejen o členskou evidenci, maily a web, ale také například o systém Acro-online.com. Je s podivem, že předchozí vedení spolku využívalo služeb pro tak kritickou infrastrukturu bez řádného smluvního zabezpečení. 

Analýzou “předaných” souborů (na stole byla zanechána fleška s cca 4,5 MB dat a přes úschovnu zaslány soubory k webu) bylo zjištěno, že web byl “předán” bez obrázků a souborů a databáze členské základny nelze spustit, protože též nebyla odevzdána kompletní. V sídle spolku dále nebyly nalezeny žádné dokumenty, které by řešily práci s osobními údaji a jejich ochranou v souladu s nařízením GDPR. Telefonickými konzultacemi s pracovníky Úřadu pro ochranu osobních údajů byly zjištěny podrobnosti a oficiálním dotazem (ať to máme černé na bílém) byla situace ze strany ÚOOÚ pod č.j. UOOU – 04612 – 20 zodpovězena takto:

Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) obdržel dne 26. října 2020 Váš dotaz na nastavení vztahu mezi Úřadem a Aeroklubem České republiky v souvislosti se změnou statutárního orgánu spolku, v důsledku čehož nedošlo k předání agend včetně evidence členů spolku novému statutárnímu orgánu. K této věci Vám sděluji: 
V popisované situaci nevzniká spolku a jeho novému vedení vůči Úřadu žádná povinnost a v působnosti Úřadu není do řešení této situace zasahovat.  Žádnou stížnost, která by směřovala vůči Aeroklubu, Úřad neobdržel. 
Spolek je při zpracování osobních údajů svých členů povinen jako správce osobních údajů dodržovat povinnosti podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), za což odpovídá statutární orgán spolku. Pokud je novému statutárnímu orgánu výkon jeho práv a povinností znemožňován nepředáním příslušných agend, musí tento problém vyřešit na základě stanov spolku interně, případně se svých práv domoci soudní cestou. 

Výkonný výbor rozhodl o vytvoření směrnic pro nakládání s osobními údaji a v návaznosti na tuto agendu o nevytvoření funkce pověřence pro správu osobních údajů.  Za správu osobních údajů je ze zákona odpovědný statutární orgán spolku a ten pověřil nakládáním s osobními údaji pracovníky sekretariátu. Základní informace jsou dostupné na stránkách spolku.

V souvislosti se softwarem na evidenci členské základny byla také řešena stránka jeho pořízení a správného zaúčtování. Ze zprávy KRK nepochybně vyplynulo, že software byl pořízen za velmi podivných okolností, kdy neexistuje rozhodnutí Výboru (výbor nebyl o této zakázce informován), výběrové řízení, zadávací dokumentace, zkrátka nic. ” Vzhledem k výše uvedené ceně 2.815 tis. Kč (která  odpovídá zhruba ročním příspěvkům všech ČO AeČR) chtěla KRK po prezidentovi  předložit podklady pro tento výdaj: např. zápisy z VH, zápisy z jednání Výboru  apod.Zpráva KRK konstatuje: 

Závěr KRK k tomuto je takový, že celý projekt je veden neprůhledně, bez  možnosti kontroly oprávněnosti vyplacení sjednané ceny dodavateli. Rovněž  částka vyplacená za toto dílo nebyla schválena VH v rámci rozpočtu AeČR. 
V rozhovoru s ing. Machulou k tomuto tématu dne 26.2.2020 a 29.2.2020 bylo  mimo jiné sděleno a opakováno, že neexistují osobní vazby mezi META IT a ing.  Machulou. Následně náhledem do Obchodního rejstříku bylo zjištěno, že Ladislav Ruttkay a Ing. Machula jsou spolumajitelé sw firmy Orfanic s.r.o. se sídlem  v Brně, IČ: 287 43 920 a to od 26.2.2016. 

Kontrolou bankovních výpisů a účetních dokladů novým vedením byly zjištěny nesrovnalosti mnohem většího rozsahu. Celková částka vyplacená dodavatelské firmě dosahuje 4,2 miliony Kč. V sídle spolku se nacházejí další nezaplacené faktury po splatnosti za programování celkem za 650 tisíc Kč. Dle vyjádření tehdejší ekonomky spolku Heleny Čekalové (matky Vladimíra Machuly) měly být tyto faktury reklamovány, protože “to nefunguje”. Dotazem do firmy META IT bylo zjištěno, že k žádné reklamaci nedošlo a z předložené mailové komunikace mezi dodavatelem a spolkem vyplývá, že firma již zaplacení faktur upomínala. Software na evidenci členské základny tedy spolek vyšel na 4,8 milionu Kč, z nichž ještě část nebyla zaplacena a s největší pravděpodobností zaplacena bude muset být. 

V souvislosti s tímto zjištěním oslovil spolek tři nezávislé dodavatele k předběžné analýze “předaného” software ohledně odhadu ceny za vytvoření software podobného rozsahu. Odhadní cena byla v rozsahu 400-600 tisíc Kč. Rozdíl cen se dá vysvětlit rozdílnou metodikou určování ceny programátorských prací v jednotlivých rozpočtech (hodinová a denní sazba) a schopností obchodníka, který to pak musí zákazníkovi prodat. Na základě zjištěných skutečností byl osloven soudní znalec pro jednoznačné určení podkladů, které vyplývají z povinností definovaných Zákonem o účetnictví. 

 

Evidence AeČR a Rejstřík sportu NSA

V okamžiku nástupu nového vedení došlo také ke změnám v NSA, konkrétně v přístupu k evidenci sportovců. Všem sportovním klubům vyvstala povinnost registrace do Rejstříku sportu, která nemůže být suplována zastřešující organizací. Tato povinnost a aktualizace databáze sportovců má svoje časové určení – a to neprodleně. Výkonný výbor dal přednost řešení zákonných povinností klubů před interními rozmíškami a pracovníci sekretariátu se naplno soustředili na podporu klubů v registraci do nového systému NSA a hlavně na získání dotací přímo do klubů. To se nakonec povedlo i když cca 16 klubů ještě visí v registračním vduchoprázdnu.

Výkonný výbor mezitím připravil náhradní variantu, členské evidence na základě exportů z ledna 2020. Klubům bude zaslán Excelový soubor s jejich členskou základnou k aktualizaci. Tato data jsou založena na stavu členské evidence k 24.1.2020, nemají žádnou souvislost s údaji z NSA. NSA zatím nedokáže  řešit fyzické nesportující osoby – čestné členy, nelétající a podobně. Výkonný výbor rozhodl o měsíčním odkladu provedení evidence a samozřejmě s tím spojené platby příspěvků. Výše členských příspěvků se pro rok 2021 nemění.

 

Další posun se softwarem, který svět neviděl

Během video/telekonference dne 17.12.2020 ohledně plánovaného MS v akrobacii v Břeclavi byl Machula dotázán, zda modrá fleška zanechaná v prostorách spolku skutečně obsahuje evidenci členů a zda je funkční, kdy potvrdil, že uvedený software je nahrán na médiu zanechaném v prostorách spolku, ale funkční není z důvodu, že spolek nejmenoval pověřence pro správu osobních údajů a proto nemůže evidenci spolku předat.

Výkonný výbor oslovil Vladimíra Machulu s vysvětlením situace kolem členské evidence také dopisem s dodejkou a do datové schránky 14. a 15. 12. 2020.  Dne 29.12.2020 Vladimír Machula odpověděl takto:

Nedovolím si hodnotit schopnosti osob, které s uvedenými zařízeními či softwarovým vybacením pracují, ale z pohledu evidovaného nehmotného majetku, softwarového vybavení a případných licencí jsem dne 15.10.2020 předal vše k čemu jsem měl přístup a k čemu AEČR vlastní nabývací doklady. Přístupové údaje k licencím jsem zaslal e-mailem na adresu akrce@seznam.cz.

Dále uvádí:

Případná spolupráce v oblastech, kde se předpokládá potřeba úpravy právní odpovědnosti, bude definována tak, že konečnou odpovědnost převezme odpovědná osoba ze strany AEČR. Konkrétně například odpovědnost za správu osobních údajů v rámci systému evidence členské základny, tak jak to nařizuje platná legislativou. Případně bude taková odpovědnost a právní vztah písemně definován.

Na závěr dopisu vyjádřil ochotu spolupracovat elektronickou formou prostřednictvím mailu nebo datové schránky, což Výkonný výbor vítá. Díky oficiálnímu vyjádření ÚOOÚ ze dne 26. 10. 2020 a dle znění aktuálních zákonů však Výkonný výbor situaci s ochranou osobních údajů vyřešil. Protože vyjádření pana Machuly nekorespondují s realitou a listinnými podklady v sídle spolku, byl opět dotázán Úřad na ochranu osobních údajů s doplňujícím dotazem, na který ÚOOÚ pod stejným č.j. UOOU – 04612 – 20 odpověděl takto:

K Vašemu doplňujícímu dotazu, obdrženému dne 8. ledna 2021, Vám potvrzuji, že pan Machula není za Aeroklub ČR veden jako pověřenec pro ochranu osobních údajů a nemá ani nemůže mít s Úřadem žádné právní vztahy, které by ho opravňovaly k nakládání s osobními údaji členů. Aeroklub nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Jmenovat pověřence může dobrovolně a rovněž případné odvolání pověřence je plně v kompetenci legitimně zvoleného vedení Aeroklubu. 

Dle rozhodnutí Výkonného výboru a v souladu s interními směrnicemi a také v souladu s nálezem ÚOOÚ není Vladimír Machula oprávněn držet osobní údaje členů spolku ani s nimi nakládat, a to v žádném myslitelném rozsahu.

 

A co dál?

Je evidentní, že software evidence neběží a jeho zprovoznění není vůbec jisté. Kluby budou postupně obesílány se soubory k doplnění, které se pak v sídle spolku jednoduchým programem vyhodnotí. Z tohoto důvodu a kromě jiného díky těžkostem kolem mimořádných vládních opatření bylo rozhodnuto o posunutí termínu o jeden měsíc. 

NSA zpracovává evidenci všech sportovců a klubů. Díky vazbě na veřejné rejstříky, ke kterým nemá a nikdy nebude mít AeČR přístup, jsou data sportovců i organizací validována. AeČR proto zahájil již při spuštění rejstříku s NSA jednání ohledně budoucího využití tohoto rejstříku pro sloučení s evidencí členské základny. NSA má v roce 2021 rozpočet na další programátorskou činnost a možnosti zastřešujících svazů mají být výrazně softwarově podpořeny. Z našeho pohledu bude jednou z hlavních výhod validace údajů – bude konec diskuzí nad podezřením z evidence černých duší.

Při této příležitosti také zahájil s tvůrci programu Flight Office jednání o úpravách programu pro možnosti exportu/importu dat z rejstříku sportu a pro účely evidence členské základny. Zde jednání vázne na svátcích a covidu. Samozřejmě také neznáme přesné specifikace budoucího vývoje Rejstříku sportu NSA, tudíž je nemožné zpracovat zadávací dokumentaci. Smyslem těchto jednání je, aby v příštím roce kluby vedly evidenci pouze na jednom jediném místě a ne ve třech na sobě zcela nezávislých softwarech. Jedině tak je reálné dostát požadavku na aktualizaci údajů bez prodlení.

Jak do toho zapadá náš software na vedení členské evidence téměř za 5 milionů Kč? To v této chvíli nikdo neví. Software měl mít další moduly, jejichž existenci ani funkčnost nelze potvrdit. V zásadě tyto funkcionality měly mít podobné vlastnosti jako FlighOffice, který však stojí řádově tisíce a ne miliony. I když se částka za pořízení software, která je 10 x vyšší než odhadní cena, zdá být vysoká, bez vyjádření soudního znalce nelze dovozovat, že by byla nepřiměřená. To samé lze analogicky aplikovat na tvrzení o případné škodě. Vedení tedy řeší úkol, jak se k celé záležitosti postavit po funkční, právní i účetní stránce. K základní orientaci využilo tři nezávislé softwarové firmy a pro podrobnější stav oslovilo soudního znalce. Ochranu osobních údajů řeší dle doporučení příslušného úřadu. Řešení nepůjde nalézt v řádu dní a také to není jediná věc, kterou je nutno akutně vyřešit. Tímto článkem chceme osvětlit situaci kolem členské evidence, která je ovšem podobná s jakoukoliv jinou “předanou” agendou. Urban legends, jak někdo něco ukradl a jaká je škoda – to jsou jen báchorky, které může rozhodnout pouze soud. Výsledkem snahy vedení aeroklubu o rozluštění této záhady může být, že je všechno v pořádku a nic se nestalo – jen nebudeme mít žádnou evidenci, za sebou několik zbytečných let práce a utracených téměř pět milionů. Proč se tedy do podobného “boje” pouštět?

Protože je to povinností člena voleného orgánu. Obecná úprava je obsažena v § 159 NOZ. První odstavec uvádí „Kdo přijme funkci člena voleného orgánu, zavazuje se, že ji bude vykonávat s nezbytnou loajalitou i s potřebnými znalostmi a pečlivostí. Má se za to, že jedná nedbale ten, kdo není této péče řádného hospodáře schopen, ač to musel zjistit při přijetí funkce nebo při jejím výkonu, a nevyvodí z toho pro sebe důsledky.“

Ustanovení § 52 odst. 1 ZOK pravidla pro jednání orgánů obchodních korporací stanoví: „Při posouzení, zda člen orgánu jednal s péčí řádného hospodáře, se vždy přihlédne k péči, kterou by v obdobné situaci vynaložila jiná rozumně pečlivá osoba, byla-li by v postavení člena obdobného orgánu obchodní korporace.“

Pokud minulá Kontrolní a revizní komise ve svém nálezu konstatovala výše uvedené nedostatky a ty chtěla prezentovat na volební Valné hromadě, nemůže je současný statutární orgán opomenout, neboť po zvolení právě jemu přísluší tyto nedostatky vyřešit. Po přezkoumání skutečného stavu se Výkonný výbor kauzu Evidence rozhodl s péčí řádného hospodáře vyřešit se všemi připomínkami v celém rozsahu od vzniku až do současnosti a s nedostatky se vypořádat v rámci zákonných norem.