Aeroklub ČR hledá pracovníka/pracovnici sekretariátu

Jedná se o stálou každodenní, zdánlivě nekončící, kancelářskou činnost v centrále sportovního svazu se 112 členskými organizacemi, 7500 členy a dvěma pobočnými spolky.

 

Pracovní náplň:

  • Řešení veškeré mailové i poštovní (pošta chodí na sekretariát Sdružení) korespondence.
  • Příjem faktur, jejich schválení potřebným počtem podpisů VV a zpětné nahrání do systému a oklíčování – dotačního titulu, odbornosti a čísla účtu v účetní osnově pro účetní firmu.
  • U faktur – hlídání splatnosti a jejich RUČNÍ úhrada.
  • Spolupráce na dohledání všech problematických plateb společně s účetní firmou (objednávky bez fa, ČTÚ, ÚCL a další), případně vyžádání faktur u dodavatelů.
  • Výše uvedené body platí jsou prováděny ve všech spolcích AeČR, LSC a LSSC.
  • Neustálý přehled o stavu účtů AeČR, LSC a LSSC a tedy i solventnosti.
  • Každý měsíc kompletní stažení všech výpisů z bankovních účtů AeČR, LSC a LSSC , uložení na Disk Google pro účetní firmu.
  • V případě jakýchkoli účetních nejasností, spolupráce na jejich řešení s účetní firmou.
  • Spolupráce na realizaci INVENTARIZACE majetku AeČR.
  • Kompletní příprava podkladů k mzdám pro účetní firmu (Výkazy u DPP, dovolená a oklíčování dotačního titulu a komise ze které příslušná mzda půjde).
  • Příprava všech DPP (DPP pro stálé pracovníky a i DPP pro externí jednorázové
  • spolupracovníky).
  • Vytváření všech cestovních příkazů pro členy VV, trenéry, reprezentanty a pracovníky sekretariátu, včetně proplacení dokladů. Následně jejich schválení členy VV a oklíčování pro zaúčtování účetní firmou. Celkem za rok cca 100 cest. příkazů.
  • Ukládání všech přijatých zpráv z Datových schránek (AeČR, LSC, LSSC) do archivu na Disk Google AeČR a jejich odeslání v případě potřeby na mail VV AeČR.
  • Spolupráce na přípravě a kontrole pojistných smluv AeČR. Příprava k jejich podpisu a komunikace s poj. makléřem ČSOB v případě změn v pojistných smlouvách. Hlídání splátkového kalendáře úhrad pojistných smluv.
  • Po odsouhlasení a získání seznamů pojistek na jednotlivá letadla, vozíky atd, vytvoření kompletní tabulky pro účetní firmu pro rozúčtování pojistek, tak aby se do nákladů každého letadla přišla přesně suma za HAV+ZAK poj letadla + HAV+ZAK poj vozíku (pokud je).
  • Podklady pro účetní firmu – pro přeúčtování pojištění soukromých letadel (REPRE atd.) Kontrola úhrady pojištění od soukromníků resp. REPRE.
  • V případě pojistných událostí, spolupráce na získání všech dokumentů k podání pojistné události. Pokud se pojistná událost stala během závodů nebo cestou na ně, pomoc s konkrétními problémy.
  • Vytváření všech pojistných certifikátů v rámci Rámcové smlouvy PARA – hlídání změn a úhrad na účet ČSOB.
  • Vytváření všech pojistných certifikátů spoluúčasti pro REPRE PLA, VL, AKRO a sekretariát, včetně podkladů pro makléře ČSOB, hlídání změn, dopojištění dalších osob atd.
  • Archivace účetních dokumentů v papírové podobě (FV,FP, Cest. Příkazy, Zálohy, pracovní smlouvy, pojistné smlouvy, smlouvy na pronájem, smlouvy s dodavateli, smlouvy na odkup nepotřebného materiálu, smlouvy o půjčce, koordinační smlouva s armádou, vše k dotacím). Vše uloženo do příslušných šanonů, očíslované (dle účetnictví), a každý doklad je uložen včetně schválení a datumu úhrady.
  • Realizace dotačních titulů KKPL a PARA na soutěže, dle rozpisu, kontrola přijatých faktur, případně žádostí k proplacení, tak aby vše bylo vyčerpáno včas a správnou částkou.
  • Realizace proplacení příspěvků od Sdružení sportů a ČOV.
  • Spolupráce s při podání žádostí o dotace. Vypracování příloh dle požadavků. Spolupráce při opravě chyb v podaných žádostech.
  • Při vyúčtování Dotačních titulů, spolupráce s účetní firmou a KRK (Holík) na přesném doladění účetních zakázek, vypracování tabulek dle požadavků NSA.
  • Včasná úhrada členských příspěvků FAI, OSTIV, IGC Ranking, atd.
  • Archivace FAI licencí, všech odborností (včetně LAA a Svazu modelářů) na základě dokumentů od Jirky Dodala, který vytváří, aktualizuje a rozesílá FAI licence. Stejně tak se Jirka Dodal stará o kompletní komunikaci s FAI, včetně podávání přihlášek na světové závody.
  • Na základě odeslaných přihlášek na světové závody a informací od Jirky Dodala, úhrada Entry a Sanction Fee, případně dalších služeb v rámci daného závodu. Předtím musí být samozřejmě každá přihláška a následně platba odsouhlasena příslušným OSK.
  • V sezóně během závodů u všech odborností – pomoc při jakýchkoli problémech v rámci světových závodů, případně operativní úhrady (po schválení), tak aby vše probíhalo bez problémů.
  • Operativní pomoc při dohledávání dokumentů pro všechny soudní kauzy (LŠV, Machula atd.) podle požadavků soudů a policie.
  • Příprava zasedání statutárů a VH – sledování a kontrola potvrzení účasti, aktualizace mailových adres statutárů členských organizací, kontrola aktuálního stavu statutárních zástupců klubů, kontrola zápisů na obchodním rejstříku u všech zapsaných spolků-členů AeČR. Příprava materiálů a prezenčních listin, příprava dokumentu o činnosti Sekretariátu na předešlý kalendářní rok, příprava organizace prezence a její realizace, případně příprava aktuálního stavu čl. základny každého klubu, včetně kompletních příspěvků uhrazených za předešlý kalendářní rok.
  • Kompletní vedení evidence úhrad členských příspěvků jednotlivých členských organizací AeČR, vždy aktuální – včetně částečných úhrad a datumu poslední uskutečněné úhrady.
  • Vedení a aktualizace archivu (DiskGoogle) všech aktuálních smluvních vztahů.

 

Technické předpoklady:

  • Naprostá většina činnosti probíhá v cloudovém prostředí Google Workspace (https://workspace.google.com/), zkušenost s prací v cloudu je výhodou, práce s počítačem bez další asistence nutností. 
  • Používaný účetní software je Abra.
  • Aeroklub ČR je sportovní svaz, je tedy výhodou mít zkušenosti s ekonomikou spolků a Národní sportovní agenturou. 
  • Velkou výhodou je přehled v leteckých sportech a orientace v letecké technice.

 

Termín nástupu se předpokládá ihned, případně podle domluvy.

Stručný životopis a krátkým motivačním dopisem zasílejte na sec@aecr.cz