Zásady ochrany osobních údajů – informace pro subjekty
SPRÁVCE ÚDAJŮ
Správcem osobních údajů je Aeroklub České republiky, z.s., Dělnická 213/12, 170 00, Praha 7 – Holešovice, IČ: 00537403, (dále jen „AeČR“ jako sportovní svaz). AeČR jako správce osobních údajů určuje účel, prostředky a způsob zpracování osobních údajů, dále pak provádí zpracování a odpovídá za jeho procesy.
V případě potřeby dalších podrobnějších informací o zpracování osobních údajů mohou subjekty údajů kontaktovat AeČR níže uvedenými způsoby:
- e-mailem na adresu sec@aecr.cz
- datovou schránkou 4t6uxwe
- poštou na adresu sídla spolku.
POVĚŘENEC PRO SPRÁVU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Podle čl. 37 GDPR musí funkci pověřence zřídit správci/zpracovatelé z řad veřejných subjektů a orgánů veřejné moci od správních a samosprávních úřadů po organizace zřizované ministerstvy a veřejné vysoké školy. Pověřence musejí mít také organizace, jejichž primární činnost spočívá v operacích zpracování osobních údajů, které kvůli své povaze, svému rozsahu nebo svému účelu vyžadují rozsáhlé pravidelné a systematické monitorování subjektů údajů nebo rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií údajů. Takové podmínky nejsou v případě AeČR naplněny a proto nemá ustanovenu funkci pověřence. Za zpracování osobních údajů odpovídá statutární orgán AeČR.
ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
AeČR při zpracování osobních údajů respektuje právo na jejich ochranu, přičemž dodržuje zejména následující zásady:
- zpracovává osobních údajů způsobem, který je v souladu s příslušnou legislativou a je transparentní,
- shromažďuje osobní údaje pouze na základě určitých, výslovně vyjádřených a legitimních účelů a osobní údaje nejsou dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný,
- zpracovává osobní údaje v přiměřeném rozsahu, který je relevantní a nezbytný pro dosažení stanovených účelů,
- přijímá taková opatření, která umožňují zpracovávat výhradně přesné osobní údaje, které jsou v případně potřeby aktualizovány,
- uchovává osobní údaje pouze po takovou dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování,
- zajišťuje zabezpečení zpracovávaných osobních údajů, zejména před neoprávněným, nebo protiprávním zpracováním, před náhodnou ztrátou, zničením, případně poškozením.
JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE JSOU ZPRACOVÁVÁNY
AeČR zpracovává osobní údaje, které související s výkonem jí spravovaných agend. AeČR zpracovává vždy jen nezbytné nebo potřebné údaje, jejichž konkrétní množství se může měnit podle cíle a požadavků na zpracování. S ohledem na příslušnou legislativu může jít o některé z následujících údajů, případně jejich kombinace, nebo jejich soubory:
- identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, akademický titul, datum a místo narození, číslo průkazu totožnosti, rodinný stav, pohlaví, rodné číslo, státní příslušnost, adresa trvalého bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa, osobní číslo, IP adresa, číslo a platnost oprávnění k pobytu, počátek/ukončení pobytu.
- popisné údaje: vzdělání, znalost cizích jazyků, odborné znalosti a dovednosti, počet dětí, obrazový záznam z kamerového systému, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, mzda, číslo cestovního dokladu, bankovní spojení.
- sportovní data: sportovní výsledky, údaje o sportovní činnosti, tréninkové plány a jejich plnění, údaje o odbornostech, data pro vyhodnocení sportovních výkonů.
KOHO OSOBNÍ ÚDAJE AeČR ZPRACOVÁVÁ
AeČR zpracovává zejména osobní údaje od:
- členských organizací, které poskytují údaje o svých členech v požadovaném rozsahu,
- účastníků řízení, stěžovatelů, žadatelů o informace a jiných osob, které se na něj obrátí nebo se kterými jedná,
- zaměstnanců (včetně bývalých), příp. jejich rodinných příslušníků, uchazečů o zaměstnání a členů poradních orgánů,
- subjektů údajů, se kterými uzavírá smluvní vztahy, a kontaktních osob smluvních stran;
- sportovců, zejména těch, kteří se účastní se soutěží nebo žádají o zpracování sportovních výkonů.
ZPŮSOB ZÍSKÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje AeČR získává přímo od subjektů údajů, případně od jiných osob, z databází správních orgánů, nebo z veřejně dostupných zdrojů. Sportovní data získává přímo od subjektů nebo od Oficiálních pozorovatelů (rozhodčích), od trenérů, koordinátorů STM a asistentů. Sportovní data mohou pocházet i ze systémů na hodnocení sportovních soutěží.
K JAKÝM ÚČELŮM JSOU OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁNY
AeČR zpracovává tyto osobní údaje zejména za tímto účelem:
- pro splnění svých povinností vyplývajících z legislativy (zejména Zák. 115/2001 Sb., o podpoře sportu, ve znění pozdějších předpisů, s ohledem na požadavky pro vedení záznamů v Rejstříku sportu),
- z organizačních důvodů pro splnění povinností zákonných nebo vyplývajících ze stanov spolku a organizačních řádů (Občanský zákoník 89/2012 Sb. a další),
- při zprostředkování výkonu veřejné moci (např. vyřizování dotazů, stížností a jiných podání veřejnosti),
- pro úkoly ve veřejném zájmu nebo oprávněného zájmu spolku pro zajištění svého poslání – vytvářet podmínky, řídit a organizovat rozvoj daného sportovního odvětví v oblasti systémových (postupových) národních soutěží, státní sportovní reprezentace, systému výchovy sportovně talentované mládeže na všech úrovních v rámci celé České republiky a zastupovat a hájit zájmy daného sportovního odvětví, pro zasílání pozvánek či nekomerčních sdělení, např. zpravodajů,
- pro uzavírání a plnění smluvních vztahů,
- pro další účely svých oprávněných zájmů (zejména ochrana majetku s nímž má právo AeČR hospodařit),
- pro další účely na základě vysloveného souhlasu se zpracováním osobních údajů.
KOMU JSOU OSOBNÍ ÚDAJE POSKYTOVÁNY
V případech vyplývajících ze zákona je AeČR uložena povinnost poskytovat osobní údaje jiným správcům osobních údajů. Jedná se zejména o:
- záznamy v Rejstříku sportu,
- poskytování osobních údajů orgánům činným v trestním řízení,
- poskytování osobních údajů jiným orgánům státní správy při plnění zákonných povinností,
- poskytování osobních údajů jiným členským státům Evropské unie nebo mezinárodním organizacím, pokud to vyplývá z předpisů Evropské unie, mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána, nebo jiných mezinárodních závazků,
- poskytování údajů o sportovních výkonech a předávání jejich dokumentace v souladu s mezinárodními úmluvami.
ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
AeČR zpracovává osobní údaje automatizovaně i manuálně. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech AeČR.
Za účelem komplexního zabezpečení osobních údajů AeČR přijímá odpovídající opatření a to zejména v tom ohledu, aby nemohlo dojít k neoprávněnému či protiprávnímu zpracování, náhodné ztrátě, zničení nebo poškození osobních údajů.
Přístup k osobním údajům mají pouze oprávnění zaměstnanci, kteří jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních. Přístup k datům o sportovních výkonech a soutěžích mají odborné osoby – rozhodčí, oficiální pozorovatelé FAI.
Se zpracovateli AeČR uzavírá písemnou smlouvu. Využívá přitom pouze takové zpracovatele, kteří garantují záruky pro ochranu osobních údajů při jejich zpracování.
DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
AeČR uchovává osobní údaje po nezbytně nutnou dobu, stanovenou příslušnou legislativou, nebo je doba jejich uložení definována spisovým a skartačním plánem AeČR.
V ostatních případech jsou osobní údaje uchovávány pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel zpracování.
Specifickými údaji jsou data nutná pro zpracování sportovních výkonů, rekordů, pořadí na soutěžích atp. Tato data jsou zpracovávána a publikována na základě sportovních licencí mezinárodních sportovních organizací. Každý sportovec si musí být vědom toho, že účastí na soutěži nebo pokusem o rekord nebo získáním sportovního odznaku nebo diplomu budou jeho data zaznamenána, částečně anonymizována a podle běžných standardů publikována jednou pro vždy bez možnosti odvolání.
ZPRACOVATELÉ OSOBNÍCH ÚDAJÚ
AeČR pro účely zpracování dat využívá externích služeb zpracovatelů osobních údajů. Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů správce. Zpracovatel musí postupovat podle smlouvy nebo právního předpisu, které jej zavazují vůči správci a určují jednoznačně předmět a dobu trvání zpracování, povahu a účel zpracování, typ osobních údajů a kategorii subjektů údajů, povinnosti a práva správce. Osobní údaje musí být u zpracovatele adekvátně zabezpečeny. Zpracovatel nesmí zapojit do zpracování žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení správce. Zpracovatel je povinen dodržovat další povinnosti uvedené zejména v článku 28 GDPR.
FOTOGRAFIE SPORTOVCŮ A JMENNÉ SEZNAMY ÚČASTNÍKŮ
V případě veřejně provozovaných aktivit, zejména sportu, jsou různé formy prezentace hráčů s uváděním jejich jmenných údajů nezbytné a přirozené. Zveřejnění takových údajů (např. společně s fotografiemi nebo na výsledkových listinách) se neděje na základě souhlasů hráčů (který tak ani nelze vyžadovat), ale je dovoleným zpracováním na základě oprávněného zájmu sportovního svazu. Při pořizování a zveřejňování reportážních a propagačních fotografií se nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o postup, kde je třeba se při jejich pořizování chovat slušně – zejména respektovat ustanovení § 84 a násl. občanského zákoníku, která upravují pořizování podobizny. Poskytovatel dotace je oprávněn požadovat fotodokumentaci a jmenný seznam účastníků sportovní akce, zvláště v případě, pokud je použití dotace vázáno na konkrétní osoby. AeČR neposkytuje nad rámec zákonných povinností a soutěžních pravidel stanovených FAI žádné další údaje o osobách a ani jejich seznamy.
PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
Subjekt údajů je oprávněn požadovat od AeČR přístup k osobním údajům, které se týkají jeho osoby, jejich opravu nebo výmaz, případně omezení zpracování. Dále má subjekt právo vznést námitku proti zpracování a uplatnit právo na přenositelnost údajů.
V případě, že je zpracování založeno na souhlasu nebo výslovném souhlasu, je subjekt údajů oprávněn kdykoliv souhlas odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.
Subjekt údajů je také oprávněn podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n.
